Speak Up
Fetim Group handelt in overeenstemming met haar interne Gedragscode en de relevante wet- en regelgeving in Nederland, Europa en de rest van de wereld. Wij streven er gezamenlijk naar integer te handelen en anderen met respect te behandelen.
Als u iets opmerkt dat u zorgen baart, zoals onethisch gedrag in de keten of van Fetim Group zelf, zowel intern als extern, in binnen- en buitenland, moedigen we u aan om u uit te spreken en ons te helpen om de situatie proactief aan te pakken.
We begrijpen dat het moed vergt om u uit te spreken. Daarom zijn we toegewijd om u een eenvoudige en veilige manier te bieden om uw zorgen te uiten. Dit Speak Up-beleid is van toepassing op alle medewerkers, belanghebbenden, partners, klanten en leveranciers van Fetim Group.
Wanneer spreek ik me uit?
Zodra u vermoedt dat er sprake is van onethisch gedrag of handelen, kunt u gebruik maken van het SpeakUp-beleid. We verwachten niet dat u alle antwoorden al paraat hebt. Dit Speak Up-beleid biedt een referentiekader om te bepalen of er iets niet klopt.
Waarover spreek ik me uit?
U heeft de mogelijkheid om u uit te spreken over vermoedelijke schendingen van wet- en regelgeving, of als u twijfelt over alles wat geen ethischof wettelijk gedrag vormt.
Hoe spreek ik me uit?
U kunt u uitspreken via ons Speak Up-platform. Dit systeem wordt beheerd door een onafhankelijke dienstverlener en is 24/7 beschikbaar.
Een melding maken binnen ons Speak Up-kanaal
Het maken van een melding behoeft enkele stappen. In kader van transparantie staat hieronder een beknopt overzicht met stappen die u doorloopt in het Speak Up-systeem.
- Bij het maken van een nieuwe melding klikt u op New Report. Klik op Login als u eerder een melding heeft gemaakt.
- Selecteer de taal waarin u de melding gaat maken.
- U ontvangt nu een Report Number. Sla dit nummer goed op, op uw laptop of schrijf deze fysiek op. Met dit nummer kunt u opnieuw inloggen en het dossier inzien. Zo kunt u kijken of er eventuele vervolgstappen zijn ondernomen.
- Maak een wachtwoord of wachtzin aan. Dit wachtwoord is persoonlijk. Wij raden u aan dit wachtwoord niet te delen.
- Kies of u wel of niet voor Fetim Group werkt.
- Kies in welk land het te melden incident heeft plaatsgevonden.
- Nu kunt u een melding maken. Tip: probeer de Wie-, Wat-, Wanneer- en Waar- vragen te gebruiken om uw melding duidelijk en overzichtelijk te beschrijven.
- Wanneer u de melding heeft voltooid krijgt u een bevestigingsscherm te zien. Let op: u ontvangt geen extra e-mailbevestiging.
- Wilt u het dossier van uw melding inzien? Dan kunt u inloggen met het opgeslagen report nummer en aangemaakte wachtwoord.
Ik heb me uitgesproken. Wat nu?
Als u een melding indient, stuurt de behandelaar u binnen zeven dagen een ontvangstbevestiging. Uw melding wordt geëvalueerd en de juiste actie wordt bepaald. Eventueel worden er aan u vervolgvragen gesteld om de gehele melding in kaart te brengen.
U ontvangt feedback binnen (uiterlijk) drie maanden na ontvangstbevestiging. In het systeem wordt de status van de klacht bijgehouden zodat u op de hoogte kan blijven van de voortgang. Houd er rekening mee dat we mogelijk niet altijd gedetailleerde informatie kunnen geven over de uitkomst van het onderzoek, om redenen van vertrouwelijkheid, privacy en de wettelijke rechten van de betrokken partijen.
Alle betrokken partijen, inclusief de beschuldigde, hebben recht op vertrouwelijkheid. Daarom moet u als u deelneemt aan een onderzoek of hier iets over hoort, de zaak vertrouwelijk houden.
Houd er rekening mee dat niet alle gemelde kwesties automatisch tot een formeel onderzoek leiden. Soms is het beter voor alle betrokken partijen om een andere aanpak te volgen, zoals bemiddeling. Bovendien is er soms onvoldoende informatie voor een adequaat onderzoek en is er geen mogelijkheid om meer informatie te verkrijgen.
Bescherming bij het spreken
Het beschermen van uw recht om u uit te spreken is essentieel. Het beschermen van u als melder is een van de belangrijkste doelen van dit beleid. Uw gedeelde informatie blijft anoniem en wordt niet openbaar gemaakt. Het SpeakUp-systeem maakt derhalve een veilig dialoog mogelijk.
Een anonieme brief buiten het SpeakUp-systeem biedt geen mogelijkheid tot verdere correspondentie en wordt niet behandeld.
Vertrouwelijkheid
Alle vragen of kwesties worden vertrouwelijk behandeld. Informatie wordt alleen gedeeld met een beperkt aantal mensen op basis van een strikte need-to-know-basis. Afhankelijk van het doel van delen, zal de behandelaar van uw melding de informatie (verder) anonimiseren voordat deze wordt gedeeld. Informatie wordt alleen buiten deze groep gedeeld als we hiertoe wettelijk verplicht zijn of als er een belangrijk openbaar belang op het spel staat.
In principe zijn we verplicht om elke persoon onder onderzoek zo snel mogelijk op de hoogte te stellen dat hij of zij het onderwerp is van een onderzoek. Dit kan worden vertraagd als er een aanzienlijk risico bestaat dat deze kennisgeving het onderzoek of het verzamelen van bewijsmateriaal in gevaar brengt.
Ondanks alle genomen maatregelen om uw vertrouwelijkheid te beschermen, kan niet volledig worden gegarandeerd dat u tijdens een onderzoek nooit wordt geïdentificeerd door andere partijen.
Degelijk onderzoeksproces
Fetim Group is verantwoordelijk voor een degelijk, vertrouwelijk en nauwkeurig feitenonderzoek. Er zijn procedures om dit te waarborgen.
Als u vergelding opmerkt of ervaart, kun u dit eveneens melden via het SpeakUp-kanaal.
Heeft u verdere vragen over ons Speak Up-beleid? Deze kunt u stellen via hr@fetimgroup.com of via info@fetimgroup.com.